Die Ausgangssituation
Am liebsten wäre mir natürlich eine große Liste von Buchungen, in denen alle Informationen sauber untereinander stehen. Dann kann ich einfach der Reihe nach durchgehen und sauber eine Buchung nach der anderen abhaken.
Händisch müsste ich also:
- jede CSV in eine Tabelle portieren,
- die richtigen Ausgangsspalten mit den richtigen Zielspalten abgleichen
- Spalten kopieren und einfügen (immer noch fehleranfällig)
Was ist Google App Script?
Google App Script ist eine leistungsstarke Skriptsprache, die auf JavaScript basiert und speziell für die Automatisierung und Erweiterung von Funktionen innerhalb des Google Workspace entwickelt wurde.
Einer der Hauptvorteile von Google App Script ist die nahtlose Integration mit anderen Google-Diensten wie Google Sheets, Docs, Drive und Gmail. Ein Anwendungsfall in Google Sheets ist das Verschieben von Datenbereichen von einer Stelle (A) zu einer anderen (B). Also genau das, was ich hier an dieser Stelle benötige.
Ausgefuchster Plan zur Umsetzung unterstützt durch KI
Mein Plan war also:
- Es soll für die 3 Datensätze (Bank, Kreditkarte und Paypal) 3 Tabs geben, diese nennen wir “Daten Bank”, “Daten KK”, “Daten PP”.
In diese 3 Tabs importiere ich (vorerst händisch) monatlich die Daten aus den CSV Dateien (am Ende habe ich den händischen Import auch noch via Script abgelöst, dazu später mehr). - Es gibt einen zusätzlichen Tab “Ergebnisliste”. In diesen Tab sollen die Daten aus anderen 3 Tabs per App Script übertragen werden.
- Die Herausforderung ist dabei: Es sollen nur bestimmte Spalten übertragen werden, die für die Abrechnung relevant sind.
| Buchungstag | Name Zahlungsbeteiligter | Buchungstext | Verwendungszweck | PP Typ | Betrag | Währung | Via | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Spalte 1 |
Spalte 2 |
Spalte 3 |
Spalte 4 |
Spalte 5 |
Spalte 6 |
Spalte 7 |
Spalte 8 |
Spalte 9 |
- Bezeichnung Auftragskonto
- IBAN Auftragskonto
- BIC Auftragskonto
- Bankname Auftragskonto
- Buchungstag
- Valutadatum
- Name Zahlungsbeteiligter
- IBAN Zahlungsbeteiligter
- BIC (SWIFT-Code)
- Zahlungsbeteiligter
- Buchungstext
- Verwendungszweck
- Betrag
- Waehrung
- Saldo nach Buchung
- Bemerkung
- Kategorie
- Steuerrelevant
- Glaeubiger ID
- Mandatsreferenz
Wie man sieht: Ich benötige also nur die 6 hier farblich markierten Spalten, die aus dem Tab “Daten Bank” in die Ergebnisliste übertragen werden sollten.
Die Übertragung übernimmt also das Google App Script, und das App Script soll mir die KI schreiben.
Einsatz der KI: Übergabe des Plans und der richtigen Prompts
Ich mache der KI also erstmal klar, worum es hier überhaupt geht, und was mein Vorhaben ist. Der KI sage ich direkt, dass da noch mehr kommen wird. Es folgt also ein konkretes Beispiel zur Umsetzung.
Aus meiner Sicht war es hier wichtig der KI gleich mitzugeben, dass die ersten Zeilen immer die Spaltennamen enthalten. Die sollten natürlich nicht kopiert werden.
Hier mein folgendes Beispiel:
Ich habe es mir hier echt leicht gemacht. Die Spalten habe ich einfach per Copy-Paste aus dem Drive Sheet kopiert.
Die Zuordnung im mittleren Bereich habe ich natürlich händisch gemacht.
Das folgende Ergebnis der KI:
Abgesehen davon, dass das auf Anhieb (fast) richtig funktioniert hat, finde ich es ja super, dass sich die KI noch für die “detaillierte Beschreibung” bedankt 😉
Der Code, der hier ausgegeben wird, holt sich also alle Daten aus der Tabelle “Daten Bank” und überträgt bestimmte Datensätze in die Ergebnisliste.
Ein klitzekleines Problem gab es dann aber doch. Der Wert für Betrag und Währung wurde eine Spalte zu weit links eingetragen. Die KI hat hier meine Angabe übersehen, dass die Spalte PP Typ leer bleiben sollte. Aber hey,.. mit KI ist auch so eine Korrektur kein Problem:
Die KI hat einfach eine Spalte mit Leeren eingefügt.
Das ganze nochmal analog mit den beiden anderen Tabs umgesetzt und schon hatte ich meine Scripts zur Übertragung der Daten. Zeitaufwand bis hierher: ca. 35 Minuten. Hätte ich das selbst entwickelt, wäre ich mindestens 4 oder 5 Stunden dran gewesen.
Fortführende Techniken
- Ein Script erstellt, welches die anderen kopierenden Scripte aufruft. Dieses Script habe ich dann mit einem Button im Sheet verlinkt, damit ich monatlich nur noch einmal auf den Button klicken muss.
- Einige Styling-Anpassungen per Script festgelegt, damit das immer schön gleich aussieht.
- Eine Clear Source Data Funktion geschrieben, die mir die Daten aus den Ausgangstabs immer entfernt (muss ich dann nur noch einen Klick machen, anstatt auf 3 Tabs zu gehen und die Daten zu löschen).
Eine erweiternde Idee ist mir dann noch zum Schluss gekommen.
Ich habe die KI gefragt, ob man die CSV Dateien nicht einfach an einer bestimmten Stelle im Drive ablegen und von dort aus importieren kann. Das wurde mir erstmal von der KI so bestätigt und dann umgesetzt. Jetzt muss ich nicht einmal mehr den Import machen, auch das erledigt mir das Skript nun von ganz alleine.
Meine Erfahrung mit Chat GPT
Der wichtigste Grundsatz hier: Shit in, shit out – Quality in, Quality out. Je besser man der KI beschreibt, was zu tun ist, desto besser kann die KI helfen. Gerade bei programmatischen Tätigkeiten kann die KI wertvolle Hilfe liefern. So setzt man ein kleines Tool, leicht in 20% der üblichen Zeit um. Faszinierend!
Mit diesem Tool war das, wie ich die KI schon öfter eingesetzt hatte. Oftmals hilft es der KI, erstmal den Rahmen zu erklären, bevor man wirklich ins Detail geht. Die KI kann dann wirklich komplexe Sachverhalte verstehen und das vorher beschriebene leicht mit einfließen lassen. Oftmals merkt man, dass die KI wirklich schlau ist und lange zuvor genannte Bedingungen noch spät in den Prozess mit einfließen lässt.
Fazit
Ich habe jetzt ein Tool bei dem ich:
- Monatlich die 3 CSV Dateien in einen Drive Ordner ablegen muss,
- einen Button klicken muss
- und am Ende die fertige Liste zum abhaken bekomme.
- Die alten CSV Dateien werden in monatlich basierte Ordner archiviert.
PS: Du suchst Unterstützung im Bereich E-Commerce-Shop, UX, User Research, Webdesign oder Webentwicklung? Dann lass uns gemeinsam Dein Wunschprojekt in die Tat umsetzen – wir freuen uns auf ein Kennenlernen 😊
